Migliorare la produttività e i profitti con l’utilizzo di un software specifico

In un ambiente lavorativo ben organizzato e gradevole ogni lavoratore spende il suo tempo nel modo più produttivo possibile, con conseguenze positive sui profitti dell’azienda ma anche sul proprio stato d’animo, in termini di soddisfazione, riduzione dello stress e miglioramento generale della qualità della vita.

Purtroppo accade spesso che l’ambiente e le ore lavorative non siano affatto ben organizzati: gran parte del tempo trascorso in ufficio, o comunque impiegato in attività lavorative, viene speso alla ricerca di informazioni e svolgendo attività ripetitive e frustranti, che rallentano il lavoro, riducono la produttività, aumentano i livelli di stress e insoddisfazione, influiscono negativamente sul rendimento dell’azienda.

È il “work for work”, lavorare per il lavoro: cercare documenti tra un software e un archivio, contattare colleghi per avere chiarimenti e aggiornamenti su un progetto seguito in team, reperire materiale (immagini, grafici, report, documentazioni…) distribuito tra le scrivanie o tra i computer, fare il punto della situazione per riprendere un’attività interrotta in precedenza.

Dalla nostra esperienza con numerose aziende possiamo stimare che in media oltre il 40% delle ore lavorative venga impiegato in queste attività che sono necessarie ma non produttive.

Ma sono davvero attività necessarie? E se così fosse, c’è modo di velocizzarle o semplificarle in modo da ridurre al minimo il tempo dedicato a svolgerle?

Analizziamo una situazione tipica aziendale e cerchiamo di trovare delle risposte.

1. Quali sono i fattori che rallentano il lavoro?
2. Come creare un ambiente di lavoro inclusivo che favorisca la produttività?
3. Come favorire la conciliazione della vita privata con quella lavorativa?
4. Come ridurre il tempo dedicato al work for work?
5. Come migliorare la produttività e la qualità del lavoro?

Quali sono i fattori che rallentano il lavoro?

Per poter trovare il modo di velocizzare i tempi di lavoro e quindi migliorare la produttività aziendale è necessario capire quali siano gli elementi che rallentano il lavoro.

Per svolgere un compito, qualsiasi esso sia, in modo efficiente, è necessario dedicare interamente la propria attenzione e concentrazione, quindi qualsiasi elemento di disturbo e distrazione risulta in un rallentamento.

Il work for work di cui accennavamo è certamente un fattore di distrazione: interrompere la scrittura di una presentazione, piuttosto che l’analisi di un progetto o qualsiasi altra attività per andare a cercare informazioni che dovrebbero già essere disponibili, va certamente a “spezzare” la concentrazione e a danneggiare la produttività.

Maggiore è il tempo da dedicare alla ricerca e al reperimento delle info necessarie, maggiore è la riduzione dell’efficienza lavorativa.

Da qui ha poi origine una “cascata” di eventi negativi: frustrazione del lavoratore e conseguente difficoltà di concentrazione, eventuali ritardi di consegna e scadenze non rispettate, discussioni con colleghi e responsabili, problemi con i clienti.

L’ambiente di lavoro diventa poco gradevole, i rapporti interpersonali ne risentono, lo stress aumenta e la qualità della vita diminuisce.

In alcuni casi in cui queste situazioni diventano particolarmente pesanti può accadere che il lavoratore, fortemente insoddisfatto, decida di abbandonare l’azienda, per la quale questo si traduce in una sconfitta oltre che in una perdita economica, di tempo e di risorse da destinare alla ricerca ed eventualmente alla formazione di un nuovo lavoratore.

Un altro fattore rallentante è un ambiente di lavoro non idoneo: discriminazioni, incompatibilità tra colleghi, divergenze di opinione espresse in modo sgradevole, difficoltà a conciliare la vita lavorativa con quella privata possono rendere il lavoro quasi impossibile e portare alle stesse conseguenze, se non peggiori, già viste nel paragrafo precedente.

Come creare un ambiente di lavoro inclusivo che favorisca la produttività?

Per quanto riguarda la vivibilità dell’ambiente di lavoro è ovviamente necessario ridurre al minimo gli attriti e le situazioni di disagio all’interno del team, in poche parole: bisogna promuovere la diversità e l’inclusione.

Esistono professionisti che si occupano proprio di questi aspetti: sono i “diversity & inclusion manager”, hanno il compito di introdurre pratiche e politiche aziendali volte a eliminare le discriminazioni derivanti dalle differenze (età, sesso, etnia, cultura, abilità…) e a creare un ambiente inclusivo e armonioso.

È chiaro che non tutte le aziende hanno la possibilità di affidare questo compito a una figura apposita, ma ci sono alcune piccole accortezze che possono essere messe in atto in ogni realtà. Eccone alcune:

• scrivere e diffondere una policy aziendale relativa all’inclusione, in modo che i lavoratori sappiano esattamente quali sono i valori aziendali e come l’azienda si aspetta che avvenga l’interazione tra i colleghi;
• valorizzare i diversi talenti e inclinazioni, in modo che ogni lavoratore si senta apprezzato, anche nei confronti dei propri colleghi, per le sue reali capacità;
• organizzare momenti di interazione e scambio di idee: briefing periodici, cene aziendali, pause caffè in ambienti che favoriscano la conversazione.

Va poi effettuata un’attenta azione di ascolto e vigilanza per intervenire tempestivamente nel momento in cui dovessero verificarsi situazioni non accettabili.

Come favorire la conciliazione della vita privata con quella lavorativa?

L’azienda può fare molto anche per aiutare i propri lavoratori a trovare un equilibrio tra la vita privata e quella lavorativa.

Spesso le difficoltà dipendono dagli orari di lavoro che rendono difficili da gestire le incombenze e gli impegni privati, quindi una certa flessibilità può essere, se applicabile, la soluzione ideale.

Vediamo alcuni interventi concreti che possono essere effettuati a favore dei lavoratori:

• consentire, se adatto al tipo di lavoro, lo smart working, anche solo per alcuni giorni a settimana;
• permettere orari di lavoro flessibili;
• dare l’opportunità di portare i figli in ufficio, attuando soluzioni adatte al tipo di lavoro (baby sitter aziendale, area bimbi, possibilità di allestire nel proprio ambiente uno spazio dedicato ai bambini)
• fornire sostegni economici in situazioni particolari (acquisto casa, spese impreviste, acquisto auto, università…);
• organizzare aiuti relativi alla mobilità come un car sharing aziendale, convenzioni con trasporti pubblici o buoni carburante;
• supportare lo svolgimento delle attività private grazie a un concierge aziendale che svolga tutte quelle piccole commissioni che difficilmente si combinano con le ore di lavoro;
• stipulare assicurazioni mediche;
• favorire una corretta alimentazione con buoni pasto, convenzioni con locali nelle vicinanze del luogo di lavoro, lunch box aziendali.

Quelle elencati sono alcune tra le attenzioni e le accortezze che si possono riservare ai lavoratori per facilitarli, ridurne lo stress, legarli all’azienda e migliorare la loro produttività.

Come ridurre il tempo dedicato al work for work?

Le operazioni di organizzazione del lavoro e di ricerca delle informazioni, come dicevamo, spesso impegnano quasi metà delle ore lavorative, ma si tratta di operazioni propedeutiche e quindi necessarie allo svolgimento del lavoro vero e proprio, per cui molte aziende si rassegnano a considerarle indispensabili e inevitabili.

Eppure non lo sono: se i dati fossero tutti disponibili e facilmente reperibili il flusso di lavoro potrebbe scorrere rapido e con interruzioni minime o nulle.

Se il lavoratore sedesse alla sua postazione e con pochi click avesse la possibilità di accedere a tutto ciò di cui ha bisogno le sue attività potrebbero scorrere in modo fluido ed efficiente.

Che sia sul divano di casa in smart working, piuttosto che alla sua scrivania in ufficio, al termine della giornata i task completati sarebbero di più, il livello di soddisfazione alto, la possibilità di dedicarsi serenamente agli impegni privati crescerebbe, la qualità della vita migliorerebbe.

Lavori completi in minor tempo significano maggiore efficienza e maggiori profitti: l’azienda avrebbe quindi un aumento del rendimento e lavoratori soddisfatti e fidelizzati pronti a dare sempre il meglio.

La buona notizia è che tutto questo non è impossibile e non è un’utopia: è realizzabile con l’utilizzo di un software gestionale adeguato.

Gestire i processi aziendali con un gestionale adatto al proprio settore e alla propria realtà è una strategia vincente: un buon gestionale permette infatti di tenere traccia, nello stesso luogo, di ogni operazione.

Schede clienti con tutti i recapiti e riferimenti, dettagli relativi a ogni progetto e lavoro in corso, repository di documenti e informazioni, schede dettagliate con ogni task già completato e qualsiasi altra informazione necessaria per il lavoro specifico: queste sono solo alcune delle informazioni che un software gestionale può raccogliere e rendere facilmente disponibili.

Un software gestionale di questo tipo permette di ottimizzare i tempi in diversi modi:

• automatizza i collegamenti tra le informazioni;
• riduce la necessità di comunicazione tra reparti;
• migliora le comunicazioni nel caso siano indispensabili;
• raccoglie tutti i documenti nello stesso posto;
• permette a un team composto da più persone di accedere agli stessi dati senza alcuna attesa;
• permette un semplice passaggio di consegne tra diversi lavoratori;
• permette di tracciare tutte le comunicazioni con i clienti, indipendentemente dal mezzo, semplificando la gestione del lavoro;
• riduce i tempi di gestione degli aspetti burocratici e amministrativi;
• si integra con eventuali altri sistemi, e-commerce, marketplace e altro che sia utile.

Il lavoratore, che sia in smart working oppure no, con l’uso di un buon gestionale deve solo effettuare la ricerca del progetto o del cliente di suo interesse per poi avere accesso a tutti i dati relativi.

Abbiamo verificato con i nostri clienti che l’introduzione di un sistema di questo tipo aumenta il tempo dedicato al lavoro effettivo fino al 95%, recuperando oltre il 35% di ore lavorative, ma non è solo questo a fare la differenza: l’eliminazione della frustrazione legata al work for work rende ogni singolo minuto più efficiente e produttivo.

Come migliorare la produttività e la qualità del lavoro?

I modi migliori per aumentare la produttività sono quindi:

• la creazione di un ambiente di lavoro confortevole e inclusivo, che permetta a ogni lavoratore di esprimere al meglio le proprie capacità e i propri talenti, sentendosi parte attiva di un team di lavoro affiatato;
• l’agevolazione di un buon equilibrio tra vita privata e vita lavorativa, che consenta ai lavoratori di concentrarsi sui propri compiti senza le preoccupazioni private;
• l’utilizzo di un software gestionale ottimizzato per gli specifici processi aziendali, che possa facilitare il lavoro e massimizzare la produttività automatizzando il più possibile quelle attività ripetitive che costituiscono distrazione.

Se vuoi conoscere la nostra esperienza relativa all’inclusività e alla conciliazione degli impegni privati e lavorativi puoi dare uno sguardo ai nostri valori o contattarci: ti racconteremo della nostra realtà e di quanto sia soddisfacente lavorare nel nostro ambiente.

Se invece sei interessato a un software gestionale adatto alla tua azienda chiamaci senza esitare: la realizzazione di software personalizzati è una delle nostre attività principali, potremo analizzare insieme le tue esigenze e sapremo certamente proporti una soluzione valida e adatta a te e alla tua azienda.

Aiuteremo la tua azienda a migliorare l’efficienza e la produttività e a crescere sempre più.